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L’importanza del cloud computing nello Smart Working

La pandemia di Covid-19 ha accelerato il fenomeno dello smart working, una modalità di lavoro innovativa basata sulla flessibilità e l’uso delle nuove tecnologie. Per adottare un sistema di lavoro a distanza efficiente, tuttavia, è indispensabile utilizzare soluzioni adeguate a gestire l’attività da remoto, assicurando la perfetta sincronia tra dipendenti, collaboratori e manager aziendali.

Una delle opzioni più efficienti è il cloud computing, una tecnologia basata sull’uso di risorse esternalizzate, una struttura versatile e scalabile perfetta per aziende e liberi professionisti. In questa guida vedremo perché è importante il cloud nello smart working, quali sono i suoi vantaggi e come sfruttarlo nel modo giusto per garantire una produttività elevata.

Come funziona il cloud computing

Il cloud computing è una tecnologia piuttosto recente, con la quale si sposta l’attenzione dal possesso degli elementi hardware e software al loro utilizzo. Di solito le imprese devono acquistare le strutture informatiche, affinché possano gestire l’attività aziendale, amministrare i team di lavoro i servizi offerti ai clienti, sostenendo anche i costi di manutenzione, aggiornamento e sicurezza.

Con il cloud è possibile di fatto noleggiare tali componenti, rivolgendosi a specifici provider per ottenere il servizio più adatto alle proprie esigenze. In pratica si tratta di un’esternalizzazione delle infrastrutture informatiche, come data center, piattaforme web, programmi e web hosting. Questa modalità si adatta a qualsiasi business, dalle piccole imprese alle grandi multinazionali.

I servizi di cloud computing si dividono in 4 settori:
  • Software as a Service (SaaS);
  • Platform as a service (PaaS);
  • Data as a service (DaaS);
  • Infrastructure as a Service (IaaS).

I servizi SaaS prevedono l’utilizzo di software già pronti, con interfacce e funzionalità personalizzabili in base alle proprie necessità aziendali. Con i servizi PaaS invece è possibile usare delle macchine virtuali, delle piattaforme all’interno delle quali installare le proprie applicazioni. Questa opzione comprende server, sistemi di archiviazione, servizi integrati, database e strumenti di sviluppo.

Nei servizi IaaS non vengono forniti sistemi di sviluppo e sistemi operativi, mentre sono inclusi server, strumenti di sicurezza e l’impiego di data center esterni. Infine il modello DaaS è una soluzione cloud con la quale affidare a terzi la gestione dei dati, affinché siano disponibili all’interno dei propri sistemi e in diversi formati, ma senza preoccuparsi delle modalità con cui vengono conservati e amministrati.

I vantaggi del cloud per lo smart working

La digitalizzazione delle aziende passa inevitabilmente per il connubio tra cloud computing e smart working. Come abbiamo visto esistono vari livelli di esternalizzazione dei servizi, dal modello SaaS in assoluto il più completo ed esteso, fino ai sistemi ibridi come il PaaS e lo IaaS, dove viene mantenuto il controllo su alcuni aspetti dell’infrastruttura informatica, ad esempio applicazioni e database, mentre vengono delegati soltanto alcuni servizi.

I vantaggi del cloud computing per il lavoro agile sono numerosi, infatti si tratta di un sistema che consente di risparmiare sui costi, poiché non bisogna creare, mantenere e aggiornare le strutture IT. Allo stesso modo sono i fornitori ad occuparsi della sicurezza informatica, dell’upgrade e della gestione di eventuali guasti, imprevisti e di qualsiasi altro tipo di problematiche.

Il cloud permette di liberare risorse interne all’azienda, da destinare ad altre attività più redditizie come le strategie di web marketing, l’assistenza ai clienti e lo sviluppo di nuovi prodotti e servizi. Inoltre è possibile beneficiare di servizi e strutture scalabili, tramite una modalità cosiddetta a consumo. In pratica si paga ciò che si usa, senza sprechi e con la possibilità di aumentare o diminuire i servizi a seconda delle esigenze aziendali.

Da non sottovalutare è l’assenza di vincoli fisici, un aspetto che consente all’impresa di adottare sistemi di smart working e lavoro a distanza con maggiore semplicità. Le attività non sono dunque soggette a restrizioni territoriali, ma possono spostarsi con facilità, rispondere in modo rapido alle necessità del mercato, proporre costi competitivi ai clienti e aumentare la produttività.

Cloud computing e smart working: quali sono le criticità?

Se da un lato il cloud computing è una soluzione innovativa e flessibile per i business moderni, allo stesso tempo non è esente da alcune problematiche. Ad esempio è inevitabile perdere il controllo delle risorse, in particolar modo dei dati, i quali di fatto vengono gestiti dal provider. Per questo motivo è essenziale affidarsi a fornitori seri e qualificati, cercando di evitare criticità come il furto, la perdita e la manomissione delle informazioni sensibili.

L’integrazione del cloud deve avvenire in modo graduale, con un’attenta pianificazione dei servizi che possono essere delegati all’esterno, prestando invece attenzione a quelli che devono necessariamente rimanere in azienda. Prima di rivolgersi a un fornitore è fondamentale valutare la qualità del servizio, l‘affidabilità e il livello di sicurezza offerto, trovando il miglior rapporto possibile tra qualità, prestazioni e prezzi.

Le soluzioni cloud migliori per il lavoro agile

Per adottare una strategia efficace per il lavoro agile è indispensabile trovare un perfetto equilibrio tra cloud computing e smart working. Oltre a individuare un provider serio e affidabile, in grado di offrire un servizio sicuro e di buona qualità, è importante capire quali servizi esternalizzare e su quali invece mantenere il pieno controllo, secondo un’analisi accurata di costi, benefici e rischi.

Ad esempio è possibile utilizzare applicazioni per le videoconferenze in cloud, un servizio essenziale per gestire dipendenti e collaboratori da remoto, con sistemi come Zoom Cloud Meeting e Lifesize basata sulla rete ultraveloce IBM Cloud. Lo stesso vale per il cloud storage, quindi per l’archiviazione e la conservazione dei dati all’interno di infrastrutture di terzi, come G Suite Business di Google e Dropbox Business.

Un altro servizio di smart working da portare in cloud è il centralino, preferendo tecnologie integrabili con il proprio CRM, tra cui 3CX e MyCentralino. Secondo Gartner, società specializzata nella consulenza strategica, nel 2020 l’uso di centralini cloud da parte delle aziende aumenterà di quasi il 9%. Si tratta di un settore con un enorme potenziale, considerando che ad oggi appena il 2% delle imprese effettua investimenti nel comparto della cloud communication.

Da non sottovalutare sono anche i servizi di backup in cloud, utilizzati per aumentare la sicurezza nell’archiviazione dei dati, con una vera propria copia dei file in cloud. Sono in crescita anche i servizi di desktop virtuale, in cui è possibile noleggiare computer virtuali con accesso remoto da ogni tipo di dispositivo. Qui le opzioni non mancano, con grandi player internazionali del calibro di Amazon, Microsoft Azure e Horizon.

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